Der digitale Frachtbrief: Kann mehr als nur Papier sparen

Digitalisierung soll vieles können – vor allem aber Vorgänge vereinfachen und beschleunigen. Das gilt auch in der Logistik. Die letzten Jahre zeigen, wie sehr hauptsächlich im technischen Bereich an der Digitalisierung in der Logistik gearbeitet wird. Doch auch beim Dokumentenmanagement soll die Digitalisierung Erleichterung bringen.

Der traditionelle Papierkrieg ist überholt

Die Zettelwirtschaft beginnt bereits, bevor die Ware auf der Straße ist. Angebote können noch telefonisch eingeholt werden, aber spätestens die Angebotsbestätigung muss schriftlich erfolgen. Für den Auftrag erstellt die Spedition dann den Frachtbrief – üblicherweise in dreifacher Ausfertigung. Nach dem Verladen bleibt eine Ausfertigung des Frachtbriefs an der Beladestelle mit Unterschriften des Verladers und des Fahrers.

Auf der Tour hat der Fahrer den Frachtbrief in zweifacher Ausfertigung dabei. Das muss sein, um sich unterwegs als rechtmäßiger Transporteur ausweisen und später die Auslieferung dokumentieren zu können. Die erfolgte Entladung der Waren wird durch Unterschrift oder Stempel vom Lademeister bestätigt. Eine Ausfertigung des Frachtbriefs bleibt mit den Unterschriften des Fahrers, Versenders und Empfängers an der Entladestelle. Der Fahrer behält die dritte Ausfertigung des Frachtbriefs. Nachdem der Fahrer seine Tour beendet hat, bringt er alle Frachtbriefe ins Disponenten-Büro. Dort kann die Rechnung erst erstellt werden, wenn alle Dokumente mit Unterschriften vorliegen.

Der digitale Frachtbrief spart Zeit durch Echtzeitinformation

Beim digitalen Dokumentenmanagement sparen die Speditionen schon bei der Auftragsbuchung Zeit. Angebote können per Knopfdruck gebucht werden. Der Disponent legt dann einen Frachtbrief in Form eines digitalen Dokumentes an. Dann schickt er den Auftrag digital an den Fahrer. Dieser erhält alle auftragsrelevanten Details auf sein Smartphone oder Tablet und kann damit auch alle nötigen Schritte abwickeln.

Digitalisierung: Spediteur und Verlader gucken auf die elektronischen Frachtpapiere

Der Fahrer kann nun sowohl beim Entgegennehmen der Ware als auch beim Abladen alle nötigen Unterschriften digital einsammeln. Außerdem kann er Schäden an der Ware per Foto dokumentieren. Dieses Foto ist dann fest mit dem Transportvorgang verbunden und geht nicht mehr verloren. Ebenso kann er einen Text anheften. Diese Informationen stehen stets in Echtzeit zur Verfügung und sind online einsehbar. Der Transport ist so für alle Beteiligten komplett transparent.

Rechtliche Bedingungen: digital gleich analog

Bei innerdeutschen Verkehren ist nach HGB § 408 Absatz 3 ein elektronischer Frachtbrief dem analogen Frachtbrief gleichgestellt. Wer ein papierloses Dokumentenmanagement nutzt, muss keinen ausgedruckten Frachtbrief mitführen. Das gilt allerdings nicht für den CRM-Frachtbrief, der im grenzübergreifenden Straßengüterverkehr Pflicht ist. Zwar wird von Interessensgruppen bereits seit langem ein digitaler CRM-Frachtbrief, der eCRM gefordert, doch ist er bisher in Deutschland nicht gültig.

Was bringt der digitale Frachtbrief dem Lkw-Fahrer?

Diese Frage haben wir Udo Skoppeck gestellt. Er ist langjähriger Lkw-Fahrer und engagiert im Verein „Allianz im Deutschen Transportwesen“. Seine Antwort: „Er könnte noch viel mehr bringen als nur die Zeitersparnis!“ Das ganze Interview gibt es hier: